Indkøbspolitik i Fredericia Kommune 

• Indledning
• Formål
• Omfang og afgrænsning
• Indhold
• Indgåelse og anvendelse af aftaler
• Brugergrupper og tværgående koordinering
• Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler
• Elektronisk handel
• Miljøvurdering af leverandører og produkter
• Leverandørerne
• Produkter
• Information
• Forhold til leverandører
• Eksternt samarbejde (indkøbssamarbejder) med andre offentlige instanser og med erhvervslivet
  

Indledning
Fredericia Kommune er én virksomhed og en stor indkøber og med sine ca. 4500 ansatte den største virksomhed i kommunen.  Den årlige indkøbsvolumen på varekøb og tjenesteydelser er på godt 600 mio. kr.
Fredericia Kommune har en række forpligtigelser over for sine borgere: pleje af ældre og handicappede, børnepasning, undervisning, miljø, planlægning osv.…..
I forbindelse med udførelsen af alle disse opgaver skal der også foretages mange og store indkøb. Fredericia Kommune er derfor overfor borgerne forpligtet til at købe ind på en fornuftig måde og nøgleordene er derfor kvalitetsbevidsthed, miljøhensyn, højt serviceniveau og sparsommelighed.
En af de væsentlige ændringer i forhold til tidligere, er at de indkøbsaftaler der nu indgås gøres obligatoriske for alle kommunale indkøb.
Ved at gøre indkøbsaftalerne obligatoriske fremstår Fredericia Kommune som én kunde. Der kan opnås bedre samhandelsbetingelser, som er til gavn for totaløkonomien i Fredericia Kommune, ligesom den enkelte medarbejder kan fokusere på kerneområderne i jobbet. 
Et nyt element i indkøbspolitikken er E-handel. E-handel vil sige, at hele indkøbsprocessen fra bestilling til betaling bliver gjort elektronisk og derved opnås administrative gevinster.
 
Formål
Det overordnende formål med Fredericia Kommunes indkøbspolitik er gennem en fælles koordinering, at skabe de optimale rammer for indkøb af varer og tjenesteydelser og derved opnå de mest fordelagtige betingelser for Fredericia Kommune som helhed.
Samordning af Fredericia Kommunes indkøb skal sikre at Fredericia Kommune fremstår som én kommune over for leverandørerne og herigennem sikre administrative og økonomiske fordele.
Fredericia Kommunes indkøb skal disponeres ud fra ressourcemæssige overvejelser og forretningsmæssige principper.
 
Omfang og afgrænsning
Indkøbspolitikken omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser der foretages i Fredericia Kommune. Alle kommunens afdelinger og institutioner (inklusiv selvejende som får kommunalt tilskud) er dermed forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken.
Aftaleetablering foretages centralt og indkøbsafdelingen styrer en eventuel udbudsproces med inddragelse af repræsentanter fra de implicerede afdelinger og institutioner.
Indkøbsdisponering foretages decentralt. Det er derfor de enkelte afdelinger og institutioner, der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med Fredericia Kommunes indkøbspolitik.
Indkøbspolitikken gælder også for leje og leasing aftaler.
Indkøb som hører under tilbudslovens bestemmelser og/eller reglerne om EU-udbud foretages i henhold til gældende lovgivning.
Alle indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU’s indkøbsdirektiv. Fredericia Kommune har en administrationspolitik omkring sociale klausuler som skal anvendes, i de udbud hvor det er relevant.
 
Indhold
For at opfylde indkøbspolitikkens formål søges der så vidt mulig indgået aftaler efter princippet ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.
Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på:

At opnå de bedst mulige priser som skal ses i sammenhæng med de stillede krav og den tilbudte kvalitet.
At opnå mindst mulig miljøbelastningen, herunder miljøkrav til bl.a. produktern
At opnå bedst mulige leveringsbetingelser, herunder leveringssikkerhed.
At opnå bedst mulig service og betalingsbetingelser.
At sikre udbredelsen af elektronisk handel.
For at Fredericia Kommune kan indgå de bedst mulige indkøbsaftaler og dermed reducere udgifterne i kr. og procestid skal følgende sikres:

Fredericia Kommune optræder som én kunde, og at der indgås aftaler gældende for hele kommunen med henblik på at opnå storkundefordele.
De indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske – det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere.
Antallet af leverandører inden for de enkelte produktområder skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering.
De decentrale indkøbere skal leve op til ”tilstrækkelighedsprincippet” – det vil sige at der ikke købes bedre og dyrere produkter end nødvendigt.  
 
Indgåelse og anvendelse af aftaler
Det er indkøbsafdelingens hovedopgave at indgå indkøbsaftaler som er obligatoriske for alle afdelinger og institutioner.
Alle indkøb af varer og tjenesteydelser i Fredericia Kommune skal som udgangspunkt være omfattet af fælles indkøbsaftaler.

Alle indkøbsaftaler etableres af indkøbsafdelingen, i særlige tilfælde kan de enkelte afdelinger indgå aftaler, men det skal ske i samarbejde med indkøbsafdelingen og aftalerne skal herefter godkendes af indkøbsafdelingen. Indkøbsaftaler kan etableres eksternt, hvor det skønnes fordelagtigt for Fredericia Kommune, f.eks. gennem aftaler med andre kommuner eller indkøbscentraler.

Fælles indkøbsaftaler indgås som aftaler for en given periode typisk 2 til 4 år og som udgangspunkt med en leverandør for hvert vareområde. Forslag til etablering af fælles indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder eller institutioner. Indkøbsafdelingen skal også selv tage initiativ til etablering af fælles indkøbsaftaler på områder det skønnes at være hensigtsmæssigt.
Ved hver aftaleindgåelse skal der i stort omfang tages hensyn til ”kundernes” størrelse såsom indkøbsvolumen, lagerforhold og leveringsfrekvens. I enkelte tilfælde kan aftaler begrænses til at omfatte de største forbrugere.
 
Brugergrupper og tværgående koordinering
I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrager indkøbsafdelingen decentrale indkøbere ved nedsættelse af brugergrupper.
Brugergrupperne sammensættes så bredt som muligt for at sikre, at der opnås den nødvendige faglige ekspertise.
Brugergrupperne sammensættes ud fra de specifikke produktområder på tværs i organisationen.
Der udpeges en formand i hver brugergruppe som skal koordinere med indkøbsafdelingen og de øvrige brugergrupper.
Brugergrupperne skal sammen med indkøbsafdelingen definere de såkaldte tildelingskriterier, udarbejde krav til produkterne, tage stilling til mængde og deltage i udvælgelsen af leverandørerne, ligesom videndeling og erfaringsudveksling er til gavn for Fredericia Kommune som helhed.  
De enkelte afdelinger eller institutioner har pligt til at levere de nødvendige oplysninger så brugergruppen har det nødvendige datagrundlag for at lave de mest optimale kravspecifikationer.
 
Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler
For at sikre en maksimal effekt af de indgåede aftaler skal alle decentrale indkøbere anvende aftalerne.
Opnås en stor opbakning til de indgåede aftaler sikres det i fremtidige aftaler bedre muligheder for forbedringer såsom højere service, bedre priser osv..
Såfremt en decentral indkøber får tilbudt bedre betingelser indenfor et vareområde der er omfattet af en fælles indkøbsaftale berettiger dette ikke til indkøb udenom Fredericia Kommunes indkøbsaftaler. Dette vil være aftalebrud og dels giver et mindre indkøbsvolumen ved senere udbud og dermed forringe mulighederne for at opnå de bedste aftalevilkår for Fredericia Kommune som helhed.
De decentrale indkøbere forestår selv den daglige indkøbsdisponering, herunder bestilling, varemodtagelse samt betaling og bogføring.

Privat handel på Fredericia Kommunes indkøbsaftaler må ikke finde sted.

Elektronisk handel
I henhold til lov om offentlige betalinger der trådte i kraft 1. februar 2005 stiller Fredericia Kommune krav til leverandørerne om, at de kan leve om til de krav der er indeholdt i loven.
Fredericia Kommune prioritere de leverandører der kan tilbyde e-handelsløsninger. 
Ved indførelse af et e-handelssystem i Fredericia Kommune vil der blive stillet krav til leverandører på udvalgte produktområder at der kan tilbydes e-handelsløsninger, ligesom anvendelsen af systemet er obligatorisk for alle der bestiller varer på de berørte aftalebelagte områder i Fredericia Kommune.
Manglende brug af en e-handelsløsning kan derfor kun accepteres, hvis der bestilles varer der ikke er omfattet af e-handelsløsningen, og som ej heller kan erstattes af varer herfra. 
 
Miljøvurdering af leverandører og produkter
Fredericia Kommune ønsker at benytte sine indkøb som et middel til at mindske miljøbelastningen.
Ved ethvert udbud skal miljøkrav være en del de såkaldte tildelingskriterier og på den måde indgå sammen med de øvrige kriterier, så som pris og kvalitet.
Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved levering, anvendelse, og bortskaffelse.
Fredericia Kommune vil efterspørge produkter, som kan leve op til de krav som officielle danske og udenlandske miljø- og energimærker opstiller.
Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål til leverandører og produkter i det relevante omfang.
De indkomne oplysninger indgår som en helhedsvurdering af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EU-direktiverne.

Fredericia Kommune er medlem af dogme 2000 projektet, som er 7 kommuner på landsplan der har etableret et samarbejde om at gå forrest med hensyn til at opnå et bedre miljø.
Fredericia Kommune har forpligtet sig til senest ved udgangen af 2012 at 75 % af Fredericia Kommunes fødevareindkøb skal være økologi.
 
Leverandørerne
Leverandørerne skal altid kunne oplyse Fredericia Kommune hvilke produkter der er miljøvenlige og hvilke alternativer der er ligesom de skal oplyse hvilke produkter der er energibesparende.

Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysninger som f.eks. om leverandøren er/har en/et:

• Miljøcertificeret
• Miljøpolitik
• Miljøhandlingsplan
• Grønt regnskab

 
Produkter
Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det/de produkter der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved produktion, levering, anvendelse og bortskaffelse.

Ved vurdering af produkter kan der indgå følgende hensyn:

Er produktet mærket med et godkendt miljømærke.
Hvad er produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer.
Hvorledes er emballering og genanvendelses mulighederne
Er der forurening forbundet ved produktion og anvendelse af produktet.
Hvorledes er levetiden og muligheder for bortskaffelse.
I vurderingen af økologiske fødevarer bør indgå kvalitet, leveringssikkerhed, miljømærkning, distribution og lagerforhold mv.

Ved indkøb af el-forbrugende artikler skal der tages hensyn til energiforbruget. Som hovedregel sker dette ved at følge relevante energimærker og indkøbsvejledninger.

Indkøb i Fredericia Kommune skal dog altid følge den til enhver tid gældende miljøpolitik.
 
Information
Indkøbsafdelingen er ansvarlig for information om de pågældende aftaler til samtlige institutioner/brugere i kommunen.
Indkøbsaftalerne og anden relevant information findes på kommunens intranet, hvor indkøbsafdelingen har egen hjemmeside med bl.a. nyheder, gældende lovgivning og andre generelle informationer.
Ved implementering af e-handel vil der udover selve bestillingen af varer kunne tilbydes muligheder for at indhente anden relevant information om indkøb, aftaler, leverandører og produkter mv. Der gives også mulighed for kommunikation indkøbere og leverandører imellem, ligesom der kan ske synliggørelse af resultater, gevinster og mål.
 
De informationer der står på hjemmesiden er fortrolige oplysninger, som ikke må videregives til uvedkommende. 
 
Forhold til leverandører
Der skal anvendes en saglig, åben og ærlig dialog med Fredericia Kommunes leverandører.
Samarbejdet Fredericia Kommune og leverandører imellem skal løse de indkøbsmæssige spørgsmål, men også i fællesskab at bidrage til at det forretningsmæssige forhold udvikles så det giver en positiv afvikling af de indgåede aftaler.
Indkøbsafdelingen skal løbende følge leverandørmarkedet, således at man sammen med brugergrupperne er i stand til at vurdere produkter, miljøforhold, teknologisk udvikling mv.
 
Eksternt samarbejde (indkøbssamarbejder) med andre offentlige instanser og med erhvervslivet
Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære en mulighed for at opnå bedre aftalevilkår.
Der kan opnås betydelige fordele ved at deltage i forskellige netværk. Erfaringsudveksling internt mellem kommuner, men også med leverandører er med til at udvikle f.eks. brugen af produkter, nye produkter og bedre udnyttelse af den teknologiske viden.
Af samarbejdspartnere tænkes i første omgang på den såkaldte 12-by-gruppe, IKA, SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) og de omkringliggende kommuner.