Udbud og Indkøb

Her kan du se, hvilke udbud Fredericia Kommune gennemfører og retningslinjer og regler
Team Udbud og Indkøb

Også kaldet for indkøbsafdelingen i daglig tale – vi står for indgåelse og varetagelse af alle Fredericia Kommunes indkøbsaftaler. Disse aftaler er som udgangspunkt obligatoriske at benytte for alle kommunens institutioner og afdelinger.

Det er vores primære opgave i kommunen at sørge for, at der foreligger indkøbsaftaler på de varer og tjenesteydelser, som kommunen har behov for i forbindelse med varetagelsen af de kommunale opgaver, samt at sikre at love og regler i den forbindelse efterleves.

Vi har mulighed for at udbyde køb af varer og tjenesteydelse på egen hånd, eller at gennemføre disse i vores indkøbsfællesskab KomUdbud, der er en sammenslutning af 15 jyske og fynske kommuner (www.komudbud.dk).

Medarbejdere i Team Udbud og Indkøb

Chefjurist/indkøbschef
Henrik Melchior Olsen
Tel.: 7210 7117
Mail: henrik.olsen@fredericia.dk

Specialkonsulent
Anders Gjerløv
Tel.: 7210 7138
Mobil: 2238 7063
Mail: anders.gjerlov@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: IT, skoleområdet, førevareområdet

Indkøbskonsulent
Jesper Kristian Bonde
Tel.: 7210 7385
Mobil: 4050 3589
Mail: jesper.bonde@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: Teknik, befordring, biler, miljø

Indkøbskonsulent
Mette Tietze Bech Poulsen
Tel.: 7210 7384
Mobil: 2536 1875
Mail: mette.b.poulsen@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: Sundhed, kontormøbler, kontorartikler

Indkøbskonsulent
Steen-Bo Hansen
Tel.: 7210 7677
Mail: steen-bo.hansen@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: Frivillige aftaler

Contract Manager
Pia Bergstrøm Rossen
Tel.: 7210 7137
Mail: pia.rossen@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: Drift af indgåede indkøbsaftaler

Controller
Mads Damgaard
Tel.: 7210 7383
Mobil: 2074 3786
Mail: mads.damgaard@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: Indkøbsanalyser og support i forbindelse med udbud og drift af aftaler

Studentermedhjælper
Hallur Edvinsson Mittelstein
Mobil: 4113 4706
E-mail: hallur.mittelstein@fredericia.dk
Primære ansvarsområder: Ad hoc opgaver og generel support til afdelingen

Fredericia Kommune som kunde

Fredericia Kommune er én virksomhed, dvs. en stor indkøber, og med sine ca. 4500 ansatte den største virksomhed i kommunen. Den årlige indkøbsvolumen på varekøb og tjenesteydelser er på godt 600 mio. kr.
 
Fredericia Kommune har en række forpligtigelser over for sine borgere: pleje af ældre og handicappede, børnepasning, undervisning, miljø, planlægning osv. I forbindelse med udførelsen af alle disse opgaver skal der også foretages mange og store indkøb. Fredericia Kommune er derfor overfor borgerne forpligtet til at købe ind på en fornuftig måde og nøgleordene er derfor kvalitetsbevidsthed, miljøhensyn, højt serviceniveau og sparsommelighed.

Indkøbsaftaler

De indkøbsaftaler, der indgås gennem udbud, er obligatoriske at benytte for alle kommunens medarbejdere, når der skal foretages indkøb i forbindelse med udførelsen af kommunens forpligtelser overfor borgere m.v.

Det er som hovedregel Team Udbud og Indkøb, som står for indgåelse af aftaler på kommunens vegne, men undtagelsesvist kan enkelte afdelinger også indgå aftaler – dog i samarbejde med Team Udbud og Indkøb.

Indkøbsaftaler indgås som aftaler for en given periode typisk 2 til 4 år og som udgangspunkt med en leverandør for hvert del- eller vareområde. Forslag til etablering af indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder, institutioner eller afdelinger. Indkøbsafdelingen kan også selv tage initiativ til etablering af indkøbsaftaler på områder, der skønnes hensigtsmæssige.

Indkøb, der overskrider de såkaldte tærskelværdier, skal i henhold til Udbudsloven enten annonceres nationalt eller i EU-udbud.

Indkøbssamarbejder

Fredericia Kommune indgår løbende samarbejder med andre offentlige og private instanser, idet dette samarbejde forventes at indebære en mulighed for at opnå bedre aftalevilkår.  
  
Der kan opnås betydelige fordele ved at deltage i forskellige netværk. Erfaringsudveksling mellem kommuner og leverandører er med til at udvikle brugen af forskellige produkter, fokus på nye produktkategorier og bedre udnyttelse af den teknologiske viden.

Indkøbsfællesskaber har vist, at kommunerne herigennem opnår endnu større mulighed for optimering af indkøbene. Dette skyldes både at indkøb af en større volumen kan give udslag i bedre indkøbspriser, men også større effektivitet i indkøbene gennem deling af kompetencer og ressourcer.

Fredericia Kommune indgår i flere indkøbsfællesskaber, heriblandt KomUdbud og SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice).

Udbudsprocedure

Når et varekøb eller en tjenesteydelse skal i udbud i Fredericia Kommune, gennemgår dette en fast udbudsprocedure.  
  
Et typisk forløb er skitseret nedenfor:

1. Behov: der opstår et behov for køb af en vare eller tjenesteydelse eller en allerede indgået kontrakt udløber.

2. Arbejdsgruppe: der indkaldes interne repræsentanter fra relevante fagområder, afdelinger og institutioner, og der nedsættes en arbejdsgruppe. Det er denne arbejdsgruppe, der fastsætter kravspecifikationerne til varen eller tjenesteydelsen, da faggruppen kender Fredericia Kommunes nøjagtige behov og brugernes ønsker.

3. Udbudsmateriale: arbejdsgruppen udarbejder kravsspecifikationen til udbudsmaterialet, som blandt andet består af den fremkomne kravspecifikation, relevante egnethedskriterier, kriterier for tildeling, kontrakt og tilbudsliste.

4. Offentliggørelse: der offentliggøres i henhold til Udbudsdirektivet og national lovgivning. Offentliggørelse foretages enten i EU-tidende eller på Fredericia Kommunes hjemmeside eller begge steder.

5. Spørgsmål: det er muligt inden tilbudsfristen at stille spørgsmål til Fredericia Kommune, såfremt der skulle være uklarheder i udbudsmaterialet. Spørgsmålene vil blive diskuteret i arbejdsgruppen, hvorefter spørgsmål og svar i anonymiseret form kan findes på Fredericia Kommunes hjemmeside. I særlige tilfælde vil spørgsmål og svar fremsendes til de tilbudsgivere, der har rekvireret udbudsmaterialet.

6. Evaluering af tilbud: efter tilbudsfristens udløb evalueres alle indkomne tilbud. Evalueringen tager udgangspunkt i, hvorvidt de enkelte tilbud opfylder egnethedskriterierne og dermed er konditionsmæssige. Dernæst følger evaluering af de enkelte tilbud på baggrund af hhv. minimumskrav og tildelingskriterier. Efter evalueringen meddeles samtlige Tilbudsgivere om, hvorvidt de har vundet kontrakten eller ej.

7. Stand Still periode: efter tildeling af kontrakt har samtlige Tilbudsgivere 10 dage til at indgive en eventuel klage til Fredericia Kommune, såfremt der menes, tildelingen er uberettiget.

8. Kontrakt: Fredericia Kommune kan efter Stand Still perioden underskrive kontrakt med den leverandør, der har afgivet det bedste tilbud i henhold til betingelserne i udbudsmaterialet.

9. Offentliggørelse: Fredericia Kommune offentliggør i EU-tidende, at der er indgået kontrakt med leverandøren.

Retningslinjer og regler for udbud og indkøb i Fredericia Kommune
Feedback