Økonomiudvalget - 08-04-2021
Punkt 1 Godkendelse af dagsorden
Sagsresumé
Henset til den særlige situation som Fredericia Kommune befinder sig i, er dagsorden udsendt senere end den normale 4-dages frist.
Sagsbeskrivelse:
Henset til den særlige situation som Fredericia Kommune befinder sig i, er dagsorden udsendt senere end den normale 4-dages frist.
Økonomiske konsekvenser
Ingen.
Vurdering
Ingen.
Indstillinger
Byrådssekretariatet indstiller, at dagsordenen godkendes.
Beslutning i Økonomiudvalget den 08-04-2021
Godkendt.
Punkt 2 Pop-Up vaccinationsklinik
Sagsresumé
I januar 2021 indgik Fredericia Kommune en samarbejdsaftale med Region Syddanmark om at bidrage til vaccinationsindsatsen i regionens vaccinationsplan, hvor der i fase 2 kan etableres pop-up vaccinationsklinikker i de syddanske kommuner.
Aftalen har særligt til formål at tilbyde borgerne et nærtliggende vaccinationstilbud med det mål at kunne vaccinere minimum 500 borgere dagligt på klinikken. I aftalen mellem regionen og kommunen er der krav om henholdsvis fysiske faciliteter, bemanding samt øvrige forhold, som Fredericia Kommune har ansvar for at sikre – både praktisk og økonomisk.
Sagsbeskrivelse:
Den 15. januar 2021 indgik Region Syddanmark og Fredericia Kommune en samarbejdsaftale om vaccinationsindsatsen i fase 1 og fase 2. Samarbejdsaftalen tager afsæt i regionens vaccinationsplan, hvor der i fase 2 kan etableres pop-up vaccinationsklinikker i de syddanske kommuner, så borgerne sikres et nærtliggende vaccinationstilbud.
De 7 vaccinationscentre i regionen (Vejle, Kolding, Esbjerg, Åbenrå, Sønderborg, Odense, Svendborg) forventes at kunne afvikle et betydeligt antal vaccinationer dagligt pr. center. Pop-up vaccinationsklinikkerne skal derudover kunne afvikle minimum 500 vaccinationer pr. dag. Ved en kombination af ovenstående tilbud, vil man dermed kunne vaccinere så mange borgere som muligt og nå op på 20.000 vaccinerede dagligt i Region Syddanmark.
Fredericia Kommune har ansvar for at finde en egnet lokation, hvor pop-up-klinikken kan etableres. Det gælder fysiske faciliteter, bemanding og øvrige forhold.
Fysiske faciliteter
Det er Fredericia Kommunes ansvar at sikre en række fysiske faciliteter ved pop-up vaccinationsklinikken. Det indbefatter borde, stole, skillevægge, køleskab, lamper, kø-opdeling, spritdispensere og ekstra mundbind til de borgere, som har glemt det.
Bemanding
Fredericia Kommune har til ansvar at bidrage med bemanding til diverse opgaver. Det omhandler at overvåge observationsområdet, tage imod borgere, spritte området af, håndtering af borgere både inde og ude, pladsanvisning ved parkeringsområdet, sørge for ringeliste samt at åbne og lukke klinikken for vaccinationsteamet. Fredericia Kommune skal desuden stå for kommunikation om åbningstid samt at vejlede borgerne i transportmuligheder til stedet. Der stilles 3 kommunale medarbejdere til rådighed til at løse opgaverne, hvoraf den ene er sundhedsfagligt uddannet.
Øvrige forhold:
Fredericia Kommune har også ansvar for sikring af et naturligt flow gennem hallen, toiletforhold til borgere, personaleforhold inklusiv omklædning, toiletforhold og spiseområde, parkeringsforhold med minimum 50 parkeringspladser, gode til- og frakørselsforhold samt minimal niveauforskel af hensyn til gangbesværede.
For at tilgodese ovenstående krav om fysiske faciliteter, bemanding samt øvrige forhold er Messe C udvalgt, som lokation for pop-up klinikken. På nuværende tidspunkt er der udvalgt 6 vaccinationsdage. Det drejer sig om den 19. april, 29. april, 10. maj, 14. maj, 20. maj og 4. juni.
Økonomiske konsekvenser
Finansieringen foreslås at ske via coronapuljen, hvor de faste udgifter beregnes til en omkostning på kr. 47.078,50 ekskl. moms. Det dækker over opsætning og leje af det efterspurgte inventar. Derudover tillægges diverse variable udgifter til rengøring, el, vand, varme, forbrugsartikler og containertømning, da disse udregnes efter faktisk forbrug.
Løn til de tre kommunale medarbejdere medregnes ikke her.
Økonomiudvalget orienteres om det samlede beløb, når det er kendt.
Vurdering
Ingen.
Indstillinger
Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget godkender
- At den kommunale udgift til vaccinations pop-up klinik på kr. 47.078,50 ekskl. moms. finansieres fra coronapuljen.
Beslutning i Økonomiudvalget den 08-04-2021
Godkendt.
Forvaltningen bemyndiges til at iværksætte det nødvendige i forbindelse med den løbende corona vaccinationsproces i 2021, herunder at dække nødvendige udgifter i den sammenhæng fra coronapuljen.
Punkt 3 Ansættelsesprocedure for kommunaldirektør 2021
Sagsresumé
Rekrutteringsfirmaet Genitor har udarbejdet et forslag til rekrutteringsproces for ny kommunaldirektør. Processen er beskrevet i nærværende sag og lægger op til en grundig og inddragende proces med forankring bredt i organisationen samt det politiske niveau.
Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender Genitor som rekrutteringsfirma, nedsætter et ansættelsesudvalg samt godkender proces og den tentative tidsplan. Den endelige tidsplan vil blive godkendt af det ansættelsesudvalget.
Sagsbeskrivelse:
Valg af rekrutteringsfirma samt ansættelsesproces
Borgmester Steen Wrist har holdt møde med rekrutteringsfirmaet Genitor. Genitor har efterfølgende fremsendt forslag til proces til rekruttering af ny kommunaldirektør, hvor de lægger vægt på en proces med Økonomiudvalget og Byrådet i den afgørende rolle, og med bred involvering af organisationen.
Forud for at stillingen slås op vil der blive gennemført en jobanalyse, der skaber klarhed over de krav og forventninger, der er til den nye kommunaldirektør og dennes kompetencer. Jobanalysen omfatter gennemgang af relevant skriftligt materiale og interviews med enkeltpersoner og fokusgrupper, herunder interview med byrådets medlemmer enkeltvis. Derudover interviewes repræsentanter for ledere og medarbejdere og – hvis det ønskes – også repræsentanter for erhvervsliv og civilsamfund. Udkast til job- og personprofil, udkast til annoncer samt udkast til medieplaner sendes til kommunen og forventes forelagt Økonomiudvalgsmøde til godkendelse den 10. maj 2021.
Rekrutteringsfasen tilrettelægges med henblik på at tiltrække stærke kandidater. Der gennemføres efter ansøgningsfristen en udvælgelsesproces med henblik på at udvælge de kandidater, der bedst matcher stillingen. Udvælgelsen sker i en tæt dialog med ansættelsesudvalget, og de bedst kvalificerede fem–syv kandidater indkaldes til 1. samtale. Der gennemføres herefter to samtalerunder med de udvalgte kandidater, hvor ansættelsesudvalget deltager i begge. Genitor interviewer kandidaterne med fokus på at belyse deres kompetencer i forhold til den godkendte personprofil. Mellem de to samtalerunder gennemføres der testforløb med de to (evt. tre) bedste kandidater til stillingen.
Til slut indhentes der referencer for at validere oplysninger og vurderinger, og der udarbejdes en skriftlig kandidatvurdering af de enkelte kandidater, som udgør den samlede afrapportering af testforløbet og referencetagningen.
Genitor præsenterer og gennemgår vurderingerne for ansættelsesudvalget i forbindelse med anden samtalerunde. Hver enkelt udvalgt kandidat får deres kandidatvurdering tilsendt på forhånd og får under samtalen lejlighed til at kommentere vurderingen over for ansættelsesudvalget.
Genitor foreslår en proces med jobanalyse i anden halvdel af april/start maj, jobopslag medio maj og ansættelsessamtaler i juni, så den endelige ansættelsesbeslutning kan træffes på byrådsmøde i juni. Det giver mulighed for, at den nye kommunaldirektør kan tiltræde den 1. august 2021. Der udarbejdes en mere udførlig tidsplan i samarbejde med Genitor, som godkendes af ansættelsesudvalget.
Ansættelsesudvalg
I forbindelse med ansættelsen skal der nedsættes et ansættelsesudvalg. For at smidiggøre og professionalisere processen og for at sikre politisk og organisatorisk ejerskab til ansættelsesprocessen, foreslås følgende sammensætning af ansættelsesudvalget:
• Borgmesteren (som formand for ansættelsesudvalget).
• Økonomiudvalget (Da der er tale om en tidskrævende proces med møder inden for almindelig arbejdstid, er det muligt for Økonomiudvalgets medlemmer at vælge en repræsentant fra deres gruppe. Dette skal meldes ind fra processens start).
• 1 repræsentant fra Direktionen.
• 1- 2 medarbejderrepræsentanter fra Koncernledelsen.
• 2 repræsentanter fra HMU.
• 1 medarbejderrepræsentant med nær betjening af kommunaldirektøren.
Tentativ tidsplan
• Uge 16, 17 og 18: Interviews og udarbejdelse af stillingsprofil og annonce (samt godkendelse i ansættelsesudvalget)
• Uge 19: Opslag af stillingen. Ansøgningsfrist i uge 22, evt. uge 23
• Uge 23: Udvælgelse af ansøgere til 1. samtale
• Uge 23: 1. Samtalerunde kandidater og udvælgelse til 2. samtale
• Uge 24: Test af kandidater til 2. samtale og referenceindhentning
• Uge 25: Evt. samtaler mellem kandidaterne og borgmesteren samt 2. samtalerunde og indstilling til Økonomiudvalget
• Uge 25: Godkendelse i Økonomiudvalget
• Uge 26: Godkendelse i Byrådet og efterfølgende præsentation af den kommende kommunaldirektør
Tiltrædelse den 1. eller 15. august 2021.
Økonomiske konsekvenser
Udgifterne til rekrutteringen finansieres under kommunaldirektørens område.
Vurdering
Ud fra det fremsendte materiale, samtalen med Genitor samt erfaringer fra andre ansættelsesforløb er det vurderingen, at Genitor vil være et solidt og relevant bud på rekrutteringsfirma til at gennemføre processen på et fagligt højt niveau. Det vurderes at være optimalt at gennemføre processen før sommerferien frem for en proces, der løber henover en sommerferien.
Det vurderes, at et ansættelsesudvalg og en proces som foreslået vil sikre en bred forankring i organisationen og hos det politiske niveau.
Prisen fra Genitor ligger inden for markedsprisen. Fredericia Kommune skal udover konsulenthonoraret til Genitor betale for annoncering samt mødefaciliteter og forplejning til ansættelsesudvalget.
Indstillinger
Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,
- At Genitor vælges som rekrutteringsfirma
- At der nedsættes et ansættelsesudvalg som foreslået
- Ansættelsesprocessen og den tentative tidsplan
- At kompetencen til at fastlægge den endelige tidsplan placeres i ansættelsesudvalget.
Beslutning i Økonomiudvalget den 08-04-2021
- Godkendt.
- Godkendt.
- Godkendt.
- Godkendt.