Idrætsrådet

Idrætsrådet består af 15 medlemmer, der alle udpeges for en 4-årig periode:

• To medlemmer (formand og næstformand for Kultur og Fritidsudvalget) udpeges som politiske repræsentanter.
• Fem medlemmer udpeges iblandt godkendte foreninger som geografisk/ område repræsentant i hvert af de lokale idrætsmiljøer: 1) Taulov-Skærbæk, 2) Erritsø/Snoghøj/Sanddal, 3) Bredstrup-Pjedsted, 4) Trelde-Vejlby, 5) Foreninger hjemmehørende i Fredericia Midtby eller med tilknytning til Fredericia Idrætscenter.
• To medlemmer udpeges af Ungebyrådet.
• Et medlem udpeges af Børne- og Skoleudvalget.
• Et medlem udpeges af Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget.
• Et medlem udpeges af Handikaprådet.
• Et medlem udpeges af de fire selvejende haller.
• Et medlem udpeges af kommunale haller.
• Et medlem udpeges af Business Fredericia.

Fredericia Byråd har 1. januar 2019 nedsat et Idrætsråd med følgende kommissorium:

Kommissorium – det politiske mandat:
– Fredericia Idrætsråd skal være det samlende organ for idrættens aktører – foreninger, faciliteter og det selvorganiserede område.
– Idrætsrådet skal sikre, at der sker fremdrift på idrætsområdet i forhold til den gældende idrætspolitik.
– Idrætsrådet udformer handlingsplan for fremdrift og udvikling, og sikrer sig udførelse af de beskrevne opgaver.
– Idrætsrådet er høringspart i politiske oplæg og strategier for alle sektorer, hvor idræt, sport, motion, bevægelse og sundhed indgår.
– Idrætsrådet samler og deler viden til gavn for den lokale idræt.

VEDTÆGTER FOR FREDERICIA IDRÆTSRÅD

§ 1. Navn og hjemsted

Idrætsrådets navn: Fredericia Idrætsråd
Stiftelsesår: 1. januar 2019
Idrætsrådets hjemsted: Fredericia Kommune
Fredericia Idrætsråd er nedsat af Fredericia byråd under Kultur- og Idrætsudvalget.
Idrætsrådet har til opgave at arbejde efter de retningslinjer og ambitioner, der er beskrevet i kommissoriet.

§ 2. Idrætsrådets formål

• Fredericia Idrætsråd er interesseorganisation for idrætten i Fredericia Kommune. Fredericia Idrætsråds overordnede idrætspolitiske mål er at sikre idræt for alle i Fredericia:
• At arbejde for at skabe de bedst mulige forhold for foreningsliv, frivillige og udøvelse af forskellige idrætter.
• At understøtte udviklingen af idræts-og bevægelsesstrategier samt ressourcer hertil.
• At skabe øget involvering og samspil med alle idrættens aktører.
• At varetage de samlede idrætsinteresser overfor kommunen og andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere, herunder påvirke idrætspolitiske områder og spørgsmål.

§ 3. Medlemmer
Stk. 3.1. Idrætsrådet består af 15 medlemmer, der udpeges for en 4-årig periode:

• To medlemmer (formand og næstformand for Kultur og Fritidsudvalget) udpeges som politiske repræsentanter.
• Fem medlemmer udpeges iblandt godkendte foreninger som geografisk/ område repræsentant i hvert af de lokale idrætsmiljøer (se stk. 4.2):

1. Taulov-Skærbæk
2. Erritsø/Snoghøj/Sanddal
3. Bredstrup-Pjedsted
4. Trelde-Vejlby
5. Foreninger hjemmehørende i Fredericia Midtby eller med tilknytning til Fredericia Idrætscenter.

• To medlemmer udpeges af Ungebyrådet.
• Et medlem udpeges af Børne- og Skoleudvalget.
• Et medlem udpeges af Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget.
• Et medlem udpeges af Handikaprådet.
• Et medlem udpeges af de fire selvejende haller.
• Et medlem udpeges af kommunale haller.
• Et medlem udpeges af Business Fredericia.

Stk. 3.2. Fredericia Idrætsråd kan ad-hoc invitere yderligere to medlemmer til at deltage efter rådets egen beslutning.

§ 4. Udpegning til Idrætsrådet
Stk. 4.1. Udpegning af medlemmer til Idrætsrådet sker for en 4-årig periode.
Udpegning sker efter følgende udpegningsmodel. I udpegningsåret sker udpegning senest med udgangen af 2. kvartal, med undtagelse af 2022, hvor udpegning finder sted senest i november.

Stk. 4.2. Udpegning af de fem lokale områderepræsentanter for de godkendte idrætsforeninger foregår således:

• De fire store flerstrengede hovedforeninger (EGIF, TSIF, BPI, TGI) har ansvar for at invitere alle godkendte idrætsforeninger i det pågældende lokalområde til at udpege lokalområdets repræsentant i Fredericia Idrætsråd.
• Fredericia Idrætscenter har ansvaret for at invitere alle godkendte idrætsforeninger og idrætsorganisationer i centeret samt i Fredericia midtby, og derfra udpege en repræsentant til Idrætsrådet.
• I tilfælde af flere lokale kandidater som områdets repræsentant, foretages valghandling.

Stk. 4.3. Fredericia Idrætsråd bemyndiges til at udpege lokale repræsentanter, såfremt der ikke er fundet lokale repræsentanter senest med udgangen af 2. kvartal i udpegningsåret, dog med undtagelse af 2022, hvor denne udpegning kan finde sted fra december 2022.
Stk. 4.4. Hvis et medlem af Idrætsrådet udtræder i løbet af valgperioden, skal dette, og
hvem der indtræder i stedet for, meddeles Kultur- og Idrætsudvalget. Herefter indtræder stedfortræderen.
Stk. 4.5. Ved forfald mere end 2 måneder kan der udpeges en stedfortræder.
Stk. 4.6. Er der ved et medlems udtræden af Idrætsrådet ingen stedfortræder, kan Idrætsrådet fortage en supplerende udpegning for resten af perioden.
Stk. 4.7. De almindelige habilitetsregler er gældende.

§ 5. Organisering
Stk. 5.1. Idrætsrådet vælger selv sin formand og næstformand, og fastsætter selv sin forretningsorden.
Stk. 5.2. Det er formandskabet, som i samarbejde med Kultur & Idræt sikrer den daglige drift samt kontinuiteten i rådets arbejde imellem møderne, og repræsenterer rådet i alle forhold.
Stk. 5.3. Formandskabet har til opgave at behandle indkomne henvendelser og anspore rådets møder. Dertil er det formandskabets opgave at indgå i dialog med administrationen samt det politiske niveau i Fredericia Kommune.
Stk. 5.4. Der kan nedsættes underudvalg/arbejdsgrupper.

§ 6. Betjening af idrætsrådet
Stk. 6.1. Kultur- og Idrætschefen samt en medarbejder fra kultur- og idræt deltager i Idrætsrådets møder som tilforordnede, og betjener funktionen som sekretær under møderne. Hertil sikrer Kultur & Idræt indkaldelse til møder, udfærdigelse af dagsordener i samråd med formandskabet.
Stk. 6.2. Fredericia Idrætsråd kan tilkalde andre kommunale medarbejdere til drøftelse af særlige spørgsmål.

§ 7. Kompetencer
Stk. 7.1. Idrætsrådet træffer afgørelse om udmøntning af egen økonomiske ramme.
Sager og opgaver, der skal finansieres uden for Idrætsrådets økonomiske ramme, skal forelægges Kultur og Idrætsudvalget til afgørelse. Sager, der medfører forøgede udgifter for kommunen, skal forelægges Kultur- og Idrætsudvalget til godkendelse.
Stk. 7.2. Idrætsrådets arbejdsopgaver udføres selvstændigt, eventuelt i samarbejde med de politiske udvalg, råd og andre. Idrætsrådet arbejder sammen med idrættens landsorganisationer i relevante opgaver.

§ 8 Økonomi & regnskab
Idrætsrådets økonomi varetages af Fredericia Kommune, som er regnskabsførende.

§ 9. Afvikling af møder
Stk. 9.1. Idrætsrådets møder afholdes for lukkede døre, hvis ikke andet besluttes.
Stk. 9.2. Idrætsrådet afholder møde, så ofte formandskabet eller 5 af medlemmerne finder det fornødent. Der afholdes dog mindst ét møde i hvert kvartal.
Stk. 9.3. Formandskabet bestemmer tid, sted og form for møderne, og indkalder medlemmerne med mindst 14 dages varsel.
Stk. 9.4.. Formandskabet fastsætter dagsorden for møderne, som sendes til medlemmerne med eventuelle bilag senest 5 dage inden mødet. Såfremt et medlem ønsker et punkt optaget på dagsordenen, skal dette meddeles formanden, senest 7 dage før mødet afholdes.
Stk. 9.5. I særlige tilfælde kan Formandskabet indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet.
Stk. 9.6. Formanden er mødeleder under møderne. Formanden leder forhandlinger og afstemninger, og drager omsorg for, at beslutningerne indføres i en beslutningsprotokol.
Stk. 9.7. Formanden drager omsorg for udførelsen af beslutningerne.

§ 10. Beslutningskompetence
Stk. 10.1. Idrætsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 10.2. Beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§ 11. Samarbejde med Kultur og Idrætsudvalget
Formandskabet holder årlige 2 møder med Kultur- og Idrætsudvalget:
På mødet i 2. kvartal rådgiver Idrætsrådet Kultur & Idrætsudvalget i forhold til idrættens forudsætninger og bidrager med input til budgetforhandlingerne i Fredericia
På mødet i 4. kvartal drøftes planer, udviklingsperspektiver for det kommende år og nye muligheder for tværgående samarbejde inden for idrætten i Fredericia.

§ 12. Årsberetning
Idrætsrådet aflægger hvert år beretning for rådets virksomhed, og denne gøres offentlig tilgængelig.

§ 13. Vedtægtsændringer
Stk. 13.1. Det er alene Idrætsrådets bestyrelse, der ved kvalificeret flertal kan træffe beslutning om vedtægtsændringer.
Stk. 13.2. Vedtægtsændringer skal efterfølgende godkendes af Kultur og Idrætsudvalget, hvorefter de er gældende.

§ 14. Rådets opløsning
Stk. 14.1. Til Idrætsrådets opløsning kræves et kvalificeret flertal i bestyrelsen i 2 på hinanden følgende møder med 6 dages mellemrum.
Stk. 14.2. I tilfælde af Idrætsrådets opløsning tilfalder rådets aktiver til Kultur og Idræt.

Nærværende vedtægter er godkendt af Kultur og Idrætsudvalget pr. 10. Juni 2022.

Forretningsorden for

1. Konstituering
Idrætsrådet konstituerer sig med formand og næstformand i et formandskab på første møde efter udpegning - gældende for hele valgperioden. Øvrige udpegede til bestyrelsen er bestyrelsesmedlemmer.

2. Formandskabet
Formandskabet træffer beslutninger i sager, der ikke kan vente til førstkommende bestyrelsesmøde. Til en beslutning i Formandskabet kræves begges tilslutning.
Trufne beslutninger er bindende for bestyrelsen, men skal dog forelægges denne ved førstkommende bestyrelsesmøde. Såfremt bestyrelsen ikke er enig i en af Formandskabets trufne beslutninger, kan bestyrelsen pålægge Formandskabet at ændre praksis i fremtidige sager.
Formandskabet afholder møde forud for bestyrelsesmøde. Eventuelle trufne beslutninger fremlægges som orientering under formandens punkt på førstkommende bestyrelsesmøde.
Formandskabet tilstræber at holde et månedligt møde i tilfælde af at Idrætsrådet har ansat en daglig leder.

3. Idrætsrådets bestyrelsesmøder
Rådet afholder minimum 4 møder årligt, fordelt med et møde i hvert kvartal.
Hvis formanden – eller 1/3 af bestyrelsen - ønsker det, indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde.

4. Indkaldelse til bestyrelsesmøder
Formanden sørger for udarbejdelse af dagsorden og at denne samt eventuelt bilagsmateriale udsendes til medlemmerne senest 5 dage forud for hvert bestyrelsesmøde. Ønsker man et punkt på dagsorden, skal formanden have det tilsendt senest 7 dage før bestyrelsesmødet.

5. Mødeledelse
Rådets møder ledes af formanden, og ved vedkommendes fravær af næstformanden.

6. Regler for beslutningsdygtighed
Beslutninger vedrørende Fredericia Idrætsråd træffes på bestyrelsesmøder ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens, og ved dennes fravær næstformandens, stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.
Rådet kan selv udpege op til 2 medlemmer, som deltager i rådet i en længere periode og har stemmeret.
Rådet kan ad hoc supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret.

7. Delegationsplan
Delegationsplan for fordeling af overordnede beslutninger:

B = Beslutter
I = Indstiller
O = Orienteres

8. Udsendelse og godkendelse af referat
Der føres referat over rådets drøftelser og beslutninger. Referat udarbejdes af daglig leder/ medarbejderressource eller bestyrelsesmedlem, og skal indeholde:

• Tid og sted for mødet
• Mødedeltagere
• Dagsordenspunkter
• Beslutninger for hvert enkelt punkt

Referatet udsendes til rådet senest 7 hverdage efter mødets afholdelse.
Rådet har derefter 7 dage til skriftligt at kommentere med tilføjelser/ ændringsforslag til mødereferat. Umiddelbart derefter tilpasser referenten eventuelle indkomne ønsker til justeringer i et revideret referat, og genudsender til bestyrelsens endelige godkendelse indenfor 5 dage. Er der ikke modtaget svar indenfor de 5 dage, anses referatet som værende godkendt. Godkendt referat lægges derefter ud på Idrætsrådets hjemmeside.

9. Flerårig Visions- og strategiplan
Rådet udarbejder selvstændigt en flerårig Visions- og strategiplan med tilhørende konkrete handlinger for rådets arbejde. Visions- og strategiplanen skal sigte mod udvikling og fremdrift af idrætsområdet i Fredericia med fokus på Idrætsrådets overordnede formål. Bestyrelsens Visions- og strategiarbejde kan med fordel ske på bestyrelsesseminar hvert 2. år, eventuelt suppleret med eksterne ressourcepersoner.

10. Handleplaner
Visions- og strategiplanen udmøntes efterfølgende i en handleplan med konkrete målbare aktiviteter og handlinger for hvert halvår.
I udarbejdelse af denne plan drøfter bestyrelsen de konkrete mål og aktiviteter, fx i forhold til at afdække
- hvilke forudsætninger der skal til, for at et mål og aktiviteter kan lykkedes.
- hvilke behov der måtte være i forhold til at inddrage eksterne ressourcepersoner.
- hvilke økonomiske forhold, der skal være til stede/ tilvejebringes.
Når handleplanen er etableret følger rådet på halvårlige bestyrelsesmøder løbende op på de konkrete aktiviteter og handlinger i forhold til den ønskede udvikling/ fremdrift, dog med tillid til daglig leders/ medarbejders arbejde.

11. Løn og ansættelsesforhold
I forbindelse med ansættelser i Idrætsrådet nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af Formandskab og 1 bestyrelsesmedlem til afholdelse af jobsamtaler.
Formandskab afholder hhv. lønforhandling og MUS samtale med daglig leder en gang årligt inden udgangen af november måned (møderne afholdes adskilt fra hinanden).
Personaleansvar for eventuelle øvrige ansatte ligger hos en daglig leder. Ændringer i Løn- og Ansættelsesforhold for alle ansatte skal aftales med Formandskabet.
Pt. varetages denne funktion af Kultur & Idræt, Fredericia Kommune.

12. Drift
En eller flere medarbejderressourcer repræsenterer i hverdagen Idrætsrådet, og udfører i praksis rådets strategier til konkrete aktiviteter og understøttende handlinger. Mødeadministration (inkl. økonomiopfølgning) og referatskrivning af Idrætsrådets møder varetages ligeledes af medarbejderressource.
Indtil andet er aftalt varetages denne funktion af Kultur & Idræt, Fredericia Kommune.

13. Habilitet
Hvis en person har personlig fordel ved en sag, er vedkommende inhabil, og skal af egen drift gøre bestyrelsen opmærksom herpå.

14. Ændring af forretningsorden
Ændring eller tillæg til forretningsordenen kræver, at et flertal af Idrætsrådets medlemmer stemmer herfor.