Økonomiudvalget - 02-12-2019
Punkt 182 Godkendelse af dagsorden
Beslutning i Økonomiudvalget den 02-12-2019
Godkendt.
Punkt 183 Principper for valg af daglig bankforbindelse
Sagsresumé
Fredericia Kommunes nuværende kontrakt på de daglige bankforretninger udløber med udgangen af marts måned 2020. Der skal derfor indgås ny bankaftale. Forinden skal principper for valget fastlægges.
Sagsbeskrivelse:
På nuværende tidspunkt er Danske Bank valgt som kommunens daglige bankforbindelse efter forudgående udbudsrunde i henhold til EU’s regler for udbud med aftalestart 1. april 2016 og udløb 31. marts 2020. Kriterierne for sidste udbud tog udgangspunkt i Fredericia Kommunes finansielle strategi, som fastslår, at kommunen alene kan have indestående i en bank, som af Finanstilsynet er godkendt som SIFI bank. Derudover indgik pris og kvalitet som kriterier.
En SIFI bank er kendetegnet ved at være en bank, hvor den danske stat garanterer for at indskud, uanset beløbsstørrelse, vil være dækket, og ikke som normalt kun dækning via den generelle indskydergaranti, som p.t. er 100.000 euro. I alt 4 banker er af Finanstilsynet klassificeret som SIFI bank (Danske Bank, Spar Nord, Jyske Bank og Sydbank).
På Økonomiudvalgsmødet den 26. november 2018 blev det besluttet, at økonomiudvalget forinden nyt udbud af de daglige bankforretninger fastlægger principperne for valg af fremtidig daglig bankforbindelse
Et bankråd nedsat af KL har i juni 2019 afleveret en rapport med oplæg til governanceprincipper og anbefalinger til kommunernes bankkontrakter. Det sker efter en række hvidvasksager, der har sat tilliden til bankerne under pres. Der er i bankrådet enighed om rapportens i alt 8 governanceprincipper, hvorimod Finans Danmark, som har været med i KL’s bankråd, ikke bakker op omkring de anbefalinger til kommunernes bankkontrakter, som rapporten indeholder.
Governanceprincipperne udtrykker overfor bankerne og omverdenen de forventninger, som kommunerne har til samarbejdet mellem bank og kommune. De 8 governanceprincipper er:
- Vi forventer, at vores bank udviser samfundsansvar og opfører sig etisk korrekt
- Vi forventer, at vores bank har en sund virksomhedskultur
- Vi forventer at ledelsen går forrest ved efterlevelsen af bankens værdier
- Vi forventer, at vores bank agerer proaktivt og åbent
- Vi forventer, at fokus på compliance slår igennem i organisationen
- Vi forventer, at vores bank anvender de seneste og mest effektive redskaber i bekæmpelsen af hvidvask
- Vi forventer at vores bank samarbejder på tværs af den finansielle sektor og på tværs af landegrænser
- Vi forventer at vores bank aktivt samarbejder med myndighederne
Governanceprincipperne er vedlagt som bilag på sagen.
Det vurderes af Team Udbud & Indkøb, at kontraktens tærskelværdi er under grænsen for EU-udbud, hvorfor indgåelse af kommende kontrakt er underlagt proceduren i udbudslovens §193 omkring tilbudsindhentning.
Indkøbet skal foregå på markedsmæssige vilkår, hvilket kan ske ved at Fredericia Kommune vælger en af nedenstående:
- Gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter 1 tilbud
- Indhenter 2 eller flere tilbud (normal praksis)
- Annoncerer på Fredericia Kommunes hjemmeside
Økonomiske konsekvenser
Ingen
Vurdering
På baggrund af principdrøftelser kan der igangsættes en proces om valg af ny bank. Tidsplanen for processen tager udgangspunkt i en opstart i december og med forventet kontraktindgåelse i februar 2020.
Økonomi og Personale vurderer, at et forløb hvor følgende principper og retningslinjer indgår, vil skabe et godt grundlag for valg af fremtidig bankforbindelse:
- Fremtidig bankforbindelse skal leve op til KL’s governanceprincipper
- Processen afvikles efter procedure i Udbudsloven § 193 om tilbudsindhentning
- Det er kun SIFI banker, som anmodes om at afgive et tilbud, jævnfør Fredericia Kommunes gældende finansielle strategi
Indstillinger
Økonomi og Personale indstiller, at principper for valg af daglig bankforbindelse drøftes og besluttes af økonomiudvalget, således at Økonomi og Personale kan igangsætte og afslutte arbejdet med valg af ny daglig bank.
Beslutning i Økonomiudvalget den 25-11-2019
Udsat til det ekstraordinære møde den 2. december 2019.
Beslutning i Økonomiudvalget den 02-12-2019
Godkendt.
Punkt 184 Fredericia Teater - Godkendelse efter scenekunstlovens § 5
Sagsresumé
Økonomiudvalget bemyndigede på sit møde den 30. september 2019 borgmesteren til at gå i dialog med Kulturministeriet og Fredericia Teater om teaterets godkendelse efter scenekunstlovens § 5 som et teater med særlige opgaver, der vil betyde, at teatret fremadrettet vil modtage et statsligt tilskud på yderligere 4,4 mio. kr. I forlængelse af denne dialog skal der, inden udgange af 2019, godkendes en 1 – årig udviklingsaftale, vedtægtsændringer for Fredericia Teater samt udpeges bestyrelsesmedlemmer.
Sagsbeskrivelse:
Kulturministeriet har til hensigt, at ændre Bekendtgørelse om teatre og andre institutioner på scenekunstområdet med særlige opgaver jf. Lov om scenekunst § 5, så Fredericia Teaters særlige opgaver fremadrettet fremgår af bekendtgørelsens § 1. Fredericia Teaters særlige opgaver bliver efter den bekendtgørelse, der er sendt i høring, med en høringsfrist til den 4. december 2019, følgende:
”Fredericia Teater skal som hele Danmarks musicalteater bidrage med værksudvikling, produktion og sceneteknologisk innovation samt talentudvikling indenfor musicalgenren i Danmark og løfte genren på nationalt niveau.”
Ud over en beskrivelse af Fredericia Teaters særlige opgaver indeholder den reviderede bekendtgørelse tillige bestemmelser bestyrelsessammensætning og bestyrelsens funktionsperiode. Fredericia kommune har i forbindelse med høringen af bekendtgørelsen afgivet følgende administrative høringssvar:
”Fredericia Kommune ønsker, at den første udpegning af bestyrelsesmedlemmer til bestyrelsen for Fredericia Teater sker således, at de bestyrelsesmedlemmer, der udpeges af Fredericia Byråd og Statens Kunstfond udpeges for en 2 – årig periode, første gang med virkning fra den 1/1 – 2020 til 31/12 – 2021. De af Kulturministeren udpegede medlemmer af bestyrelsen samt det medarbejdervalgte medlem af bestyrelsen for Fredericia Teater udpeges første gang for en 4 – årig periode, første gang for perioden 1/1 – 2020 til 31/12 – 2023.
Baggrunden for ovenstående høringssvar er, at Fredericia Kommune ønsker, at den periode, hvor byrådet udpeger til, mest hensigtsmæssigt er svarende til den kommunale valgperiode, da der ellers vil være to år, hvor de udpegede bestyrelsesmedlemmer ikke vil stå til ansvar overfor det byråd, der har udpeget dem. Ofte vil det tillige være således, at udpegningen af to bestyrelsesmedlemmer til en bestyrelse, hvor Fredericia Kommune er så stor bidragsyder som tilfældet er med Fredericia Teater, afspejler den politiske mandatfordeling i byrådet.
Da der ligeledes ofte vil være tale om en udpegning blandt byrådets medlemmer sikres der på den måde, at bestyrelsesmedlemmerne har den ønskede lokale forankring, da man kun kan sidde i byrådet, hvis man har adresse i Fredericia Kommune. Da Fredericia Kommune tillige er største bidragsyder til Fredericia Teater og dermed har tilsynet med Fredericia Teater er det vigtigt, at de udpegede bestyrelsesmedlemmer ”føler” sig forpligtet overfor byrådet og de beslutninger, der træffe af det byråd, der har udpeget de konkrete bestyrelsesmedlemmer samt at bestyrelsesmedlemmerne har nem adgang til support hos den kommunale administration.
Udkast til bekendtgørelse anmodes ændret i § 17, stk. 2, så bestemmelsen imødekommer ovenstående. Ny § 17, stk. 2 kan udformes på følgende måde:
Ved den i stk. 1 nævnte beskikkelse af bestyrelserne for Fredericia Teater, Randers Teater og Vendsyssel Teater, jf. § 6, stk. 5 beskikkes bestyrelsesmedlemmerne udpeget af teatrenes hjemstedskommuner og Statens Kunstfond for en periode af to år. Herefter beskikkes bestyrelsesmedlemmerne udpeget af teatrenes hjemstedskommuner for fire år.”
Ud over godkendelse som et teater med særlige opgaver forudsætter godkendelsen som teater med særlige opgaver følgende:
- Der skal indgås en 1 – årig udviklingsaftale med virkning fra 1. januar 2020. Der foreligger et udkast, der først kan blive endeligt, når høringsfristen for revisionen af bekendtgørelsen er udløbet. Udkastet er medsendt som bilag til den politiske behandling.
- Fredericia Teaters vedtægter skal ændres, så de er i overensstemmelse med de krav, der stilles til et teater med særlige opgaver. Ny vedtægt er medsendt som bilag til den politiske behandling.
- Der skal i 2020 indgås en 4 – årig rammeaftale med virkning for perioden 2021 – 2024. Rammeaftalen forventes indgået i løbet af 2020.
Til den 1 – årige udviklingsaftale er der 4 bilag, der består af:
- Den nugældende egnsteateraftale.
- Teatrets budget for 2020.
- Proces- og tidsplan for indgåelse af kommende 4 – årig rammeaftale.
- Rammeaftaleskabelon samt vejledning.
De fire ovennævnte bilag er ikke medsendt til den politiske behandling, men beror på sagen.
Den 1 – årige udviklingsaftale skal godkendes af Slots- og Kulturstyrelsen, Fredericia Kommune samt Fredericia Teater. Godkendelse af udviklingsaftalen betyder, at Fredericia Teater i 2020 fortsætter sin virksomhed som beskrevet i egnsteateraftalen. Herudover skal Fredericia Teaters nye bestyrelsen bruge 2020 på at udarbejde teatrets nye mission, vision, strategi og rammeaftalen for 2021 – 2024.
Vedtægtsændringerne er begrundet i den dialog, der har være med Kulturministeriet, den indgåede stemmeaftale af 20. marts 2019 mellem et stort flertal af Folketingets partier, Lov om scenekunst, Bekendtgørelse om teatre og andre institutioner på scenekunstområdet med særlige opgaver samt Lov om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Derudover er der foretaget enkelte redaktionelle ændringer.
De primære ændringer i vedtægten er i § 2 (Formål), § 4 (Udpegning, konstituering, valgperiode og genvalg af bestyrelse). Derudover er der mindre ændringer i § 5 (bestyrelsens opgaver) og § 6 (Hæftelse, formueforvaltning og tilsyn).
Formålsbestemmelsen (§ 2) er ændret som følge af teatrets overgang fra egnsteater til teater med særlige opgaver, hvor der fortsat er fokus på en stærk lokal forankring.
Bestemmelsen om udpegning, konstituering, valgperiode og genvalg til bestyrelse (§ 4) er ændret, da teatret frem over går fra 7 til 6 bestyrelsesmedlemmer, hvor Fredericia Kommune udpeger 2 bestyrelsesmedlemmer, Kulturministeren udpeger 2 bestyrelsesmedlemmer, Statens Kunstfond udpeger 1 bestyrelsesmedlem og medarbejderne ved Fredericia Teater udpeger 1 bestyrelsesmedlem. Som største tilskudsyder vil Fredericia Kommune tillige skulle udpege formanden for bestyrelsen blandt alle de udpegede bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen udpeger selv sin næstformand. Fredericia Kommune vil som største tilskudsyder fortsat varetage tilsynet med Fredericia Teater. Lov om ligestilling ved besættelse af visse bestyrelsesposter i det offentlige er gældende, hvilket betyder, at der ved udpegning af to personer skal udpeges en af hvert køn.
Økonomiske konsekvenser
Godkendelsen af Fredericia Teater som et teater med særlige opgaver fastfryser Fredericia Kommunes tilskud på det nuværende niveau til og med 2024, hvilket svarer til ca. 10 mio. kr. årligt (2018 niveau). Herudover er der ingen økonomiske forpligtelser for kommunen.
Vurdering
Økonomi og Personale skal bemærke, at beskrivelsen af Fredericia Teaters særlige opgaver i Bekendtgørelse om teatre og andre institutioner på scenekunstområdet med særlige opgaver er i overensstemmelse med Fredericia Teaters ønsker og behov.
Indstillinger
Økonomi og Personale indstiller til økonomiudvalget at anbefale overfor byrådet, at
- Vedtægtsændringerne for Fredericia Teater godkendes.
- Der udpeges 2 bestyrelsesmedlemmer, henholdsvis én mand og én kvinde, til bestyrelsen for Fredericia Teater, som udpeges for den periode, der kommer til at fremgå af den revideres bekendtgørelse om teatre og andre institutioner på scenekunstområdet med særlige opgaver.
- Borgmesteren bemyndiges til blandt de 6 udpegede bestyrelsesmedlemmer, at udpege formanden for bestyrelsen.
- Borgmesteren bemyndiges til, at give den endelige godkendelse af den 1 – årige udviklingsaftale med bilag, som ligger i udkast, såfremt der ikke sker væsentlige ændringer heri og såfremt Fredericia Teaters særlige opgaver indarbejdes i bekendtgørelsen som anført under sagsbeskrivelsen, og at der ikke sker væsentlige budgetmæssige ændringer i aftalen.
Beslutning i Økonomiudvalget den 02-12-2019
Anbefales.
Beslutning i Byrådet den 02-12-2019
- Godkendt.
- Pernelle Jensen og Ole Steen Hansen blev udpeget.
- Godkendt.
- Godkendt.
Beslutning i Økonomiudvalget den 02-12-2019: Anbefales.
Punkt 185 Organisering
Sagsresumé
Byrådet har med Budget 2020 besluttet at styrke den strategiske ledelse i Fredericia kommune. Dette sker med en tilpasning af koncernmodellen. Der er i Budget 2020 afsat 1,5 mio. kr. til formålet. Det politiske ønske er at styrke den strategiske ledelse for at kunne imødegå det velfærdsøkonomiske pres, som landets kommuner oplever i disse år. Ønsket er ligeledes, at det meget høje ambitionsniveau, som et samlet byråd har besluttet i Budget 2020, kan honoreres. Der oprettes to stillinger som koncerndirektører. Begge direktører skal sammen med kommunaldirektøren varetage den strategiske ledelse af kommunen. Den ene direktør får særligt ansvar for et samlet 0 – 18 års område, som vil bestå af det nuværende Familie og Børnesundhed samt Børn og Unge. Den nuværende stilling som børn og ungechef nedlægges. Stillingen som familie og børnesundhedschef opretholdes. Den anden direktør får ansvar for voksen – og ældreområdet bestående af det nuværende senior og handicapområde samt det nuværende social og beskæftigelsesområde. De øvrige koncernområder og stabe fortsætter med reference til kommunaldirektøren.
Økonomiudvalget og Byrådet blev på mødet forelagt oplæg til organisering.
Sagsbeskrivelse:
Børn og ungeområdet
Det er med Budget 2020 besluttet, at der skal etableres et samlet koncernområde for 0 – 18 år bestående af Familie og Børnesundhed samt Børn og Unge. Der har med afsæt i byrådets beslutning været afholdt dialogmøder med lederne og medarbejdere, repræsenteret ved de to afdelingers FMU samt foretaget interviews med politiske repræsentanter fra de udvalg koncernområdet betjener for at få input til processen.
Processen har vist et tydeligt behov for, at der sker en snarlig afklaring af ledelsesstrukturen på det øverste niveau. Afklaringen er afgørende for, at der fastholdes ro på området – ikke mindst af hensyn til berørte ledere og medarbejdere i den igangværende proces. Herefter er det vigtigt for organisationen, at ledelsesniveau og organisation under koncernområdet falder på plads. Økonomiudvalget har besluttet, at denne proces skal være afsluttet med udgangen af 2. kvartal 2020.
Den gennemførte proces har peget på, at der er behov for at styrke den strategiske ledelse af 0 – 18 års området. Ligeledes efterspørges strategisk ledelse, der kan binde overgangen fra barn/ung til voksenområdet sammen ikke mindst på handicap og psykiatriområdet. Mange tilbagemeldinger viser, at der er behov for at styrke området med en koncerndirektør for det samlede område i stedet for at besætte stillingen som ny koncernchef. Det indstilles derfor, at koncernområdet samles under en koncerndirektør. Som følge heraf nedlægges den nuværende stilling som børn og ungechef. Stillingen som familie og børnesundhedschef opretholdes.
Når en ny koncerndirektør er på plads, fastlægges det samlede chef og ledelsesniveau på 0-18 års området. I den forbindelse har byrådet besluttet, at fritidsområdet skal have en selvstændig leder i koncernområdet. I den gennemførte proces har der også været et ønske om at sikre gode rammer for den faglige ledelse på 0 – 18 års området. Det gælder for såvel skole, fritid, dagtilbud, almen og specialområdet. Dette medtages i den kommende proces. Det er vigtigt for byrådet, at der finder en bred og inddragede proces sted i den endelige afklaring af struktur og ledelsesniveauer på det nye koncernområde.
Voksen og ældreområdet
Antallet af fredericianere, der fylder 80 år, er stærkt stigende, og ændringerne i forventet levealder betyder, at vi som kommune kan forvente en vækst på 60 - 70 % i andelen af borgere over 80 år frem mod 2030. Samtidig står vi overfor alvorlige udfordringer i forhold til at rekruttere tilstrækkeligt personale.
Byrådet har genoprettet økonomien på senior og handicapområdet, og nu er der en meget klar forventning om budgetoverholdelse på området. Derfor har byrådet med Budget 2020 besluttet, at der skal iværksættes en fortsat analyse af senior- og handicapområdet med afsæt i den analyse, som blev udarbejdet i forbindelse med budgetlægningen for 2020. Forligspartierne ønsker, at der ses på ledelse, rehabilitering, planlægning, medicinhåndtering, velfærdsteknologi og seniorbofællesskaber. Det er en stor opgave, der kalder på yderligere strategisk ledelseskapacitet.
Det er ikke kun borgere over 80, der får brug for pleje og omsorg. Flere yngre voksne borgere får brug for kommunens hjælp, og det stiller store krav til kommunens visitation og evne til at håndtere borgere på tværs af alder, udvalg og forvaltning. Handicapområdet skal sikres den nødvendige bevågenhed, og der skal arbejdes endnu mere på at udvikle en tværgående tilgang til vores borgere. En del af vores udsatte borgere har flere indgange i kommunen. Det kan være jobcenter, psykiatri, hjælpemidler og sundhedsvæsen. Der vil være både livskvalitet og økonomi at hente ved at tænke alle vores indgange på voksen – og ældreområdet endnu mere sammen. Fredericias socioøkonomiske udfordringer er væsentligt større end landsgennemsnittet, og kun ved at gå nye veje samt arbejde med fortsat innovation og udvikling af vores velfærdsløsninger, kan vi sikre kvalitet og økonomi til at den store opgave.
For at kunne lykkes med denne store opgave foreslås det, at Senior og Handicap samt Social og Beskæftigelse strategisk skal ledes af en ny koncerndirektør. Koncerndirektørens vigtigste opgave bliver at sikre sammenhængskraften på tværs, så der i endnu højere grad skabes en indgang for borgeren og sikres sammenhæng på tværs af organisation, lovgivning og borgerforløb. Ledelsesstrukturen under koncerndirektøren fortsætter.
Koncernledelsen:
Tilpasningen af koncernmodellen betyder, at den strategiske ledelse i Fredericia Kommune styrkes. Koncernledelsen vil fungere under ledelse af tre direktører: kommunaldirektøren samt to koncerndirektører, der kan og skal arbejde på tværs, men får det overordnede ansvar for henholdsvis børn og unge samt voksne og ældre. Det forventes, at de tre direktører arbejder ud fra en fælles retning og bidrager til at fastholde udviklingen af den tværgående opgaveløsning i kommunen.
MED-inddragelse:
Ændringerne får alene betydning for den øverste del af Fredericia Kommunes organisering, og MED-inddragelse sker derfor i samarbejde med HMU.
Økonomiske konsekvenser
Byrådet har med Budget 2020 afsat 1,5 mio. kr. til styrkelse af den strategiske ledelse i kommunen. Da der oprettes to direktørstillinger og nedlægges en chefstilling, kan tilpasningen holdes indenfor det afsatte beløb.
Vurdering
Ingen.
Indstillinger
Økonomiudvalget indstiller til byrådet at:
- Koncernmodellen tilpasses, så den strategiske ledelse styrkes med oprettelse af to koncerndirektører. Rekruttering påbegyndes hurtigst muligt.
- Der etableres et samlet koncernområde for 0 – 18 års området bestående af det nuværende Børn og Unge samt Familie og Børnesundhed.
- Den nuværende stilling som børn og ungechef nedlægges.
Beslutning i Økonomiudvalget den 02-12-2019
Anbefales.
Beslutning i Byrådet den 02-12-2019
Godkendt.